Optimize your calculations: Tips for efficient performance

Calculation tools are fundamental tools in the labor sector, but sometimes their inefficient use can slow down tasks and generate errors. From the distribution of information to the automation of calculations, small adjustments can make a difference in efficiency.

If you’ve ever felt overwhelmed by complex formulas or disorganized databases, don’t worry, with a few tricks and good practices, you can optimize your files and improve your work flow. Furthermore, if you are taking your first steps, a basic Excel course can be the ideal starting point for mastering the essential functions and boosting your performance. Here, we will show you some key strategies to make your calculations faster, more organized and more effective.

Organize your data efficiently

Before applying advanced formulas or generating graphs, it is crucial to ensure that the structure of your data is clear and orderly.

Use appropriate headings and formats

The first step to maintaining order in your calculation sheets is to correctly label each column with clear headings. Use bolds and colors to visually distinguish them, but avoid saturating them with too many styles.

Don’t leave empty cells inside your database

The blank cells can affect the performance of filters and formulas. Whenever possible, use predetermined values ​​or comments instead of leaving them empty.

Apply data validation

If you work with large volumes of information, establishing validation rules can avoid errors. For example, restricting data entry to keys, specific numbers or drop-down lists will allow you to maintain coherence across your files.

Optimizes the use of formulas for greater speed

The formulas are the heart of Excel, but if not used correctly, they can slow down the performance of your files.

Replace volatile formulas

Functions such as ATIME(), TODAY(), ALEATORIO() and INDIRECTO() are constantly recalculated, which can affect the speed of your calculation today. If it is not necessary to update in real time, use static values ​​or macros instead.

Use structured references and rank names

Instead of referencing individual cells (A1, B2), assign rank names. This improves readability and avoids errors when modifying the file structure.

Avoid excessive use of matrices

Matrix formulas can be very useful, but they also consume a lot of resources. If your document is slow, try replacing some with simpler calculations or use the SUMAR.SI.CONJUNTO() function instead of SUMAPRODUCTO().

Keep your calculations light and fast

Si tu archivo se vuelve demasiado pesado, puede afectar la velocidad de trabajo. Aquí algunos consejos para aligerar.

Reduce el uso de imágenes y objetos innecesarios

Cada imagen, gráfico o forma insertada en una hoja de cálculo aumenta su tamaño. Usa imágenes comprimidas y elimina objetos que no sean esenciales.

Divide datos en varias hojas

En lugar de manejar toda la información en una sola pestaña, organiza los datos en diferentes hojas dentro del mismo libro. Esto ayuda a mejorar el rendimiento.

Emplea referencias de celdas en vez de repetir datos

En lugar de copiar y pegar los mismos datos en varias hojas, usa referencias de celda para mantener la coherencia y evitar documentos innecesariamente grandes.

En este sentido, si buscas mejorar tu eficiencia con planillas de cálculo y profundizar en su uso práctico, una excelente opción es inscribirse en un curso de Excel gratis con certificado. Esto te permitirá aprender técnicas avanzadas y aplicar nuevas estrategias sin costo, aumentando tu capacidad para optimizar archivos y mejorar tu productividad.

Mejora tu productividad con atajos de teclado

Las combinaciones de teclas pueden reducir una gran parte de tiempo. Algunos de los más útiles son:

• Ctrl + Shift + L → Activar/desactivar filtros.
• Ctrl + T → Convertir un rango en tabla.
• Alt + = → Insertar automáticamente la función SUMA.
• Ctrl + Espacio → Toma la columna entera
• Shift + Espacio → Toma la fila completa.

Esto te hará que navegues y edites de manera más ágil. Ahora que conoces estas estrategias, es momento de aplicarlas y transformar la manera en que trabajas con hojas de cálculo.